I de flesta större företag är avtalsskrivandet en viktig del av verksamheten. Nya avtal upprättas i princip dagligen och kan, beroende på vilken typ av verksamhet som drivs, bestå av allt från anställningsavtal till leveransavtal och serviceavtal. Avtalsskrivandet medför även en betydande kostnad för många företag. Detta gäller framförallt om externa konsulter, i form av advokater, ska upprätta alla nya avtal.

Avtalshanteringssystem är lösningen

När ett företag har uppnått en viss storlek bör företaget investera i ett avtalshanteringssystem för att strukturera och effektivisera avtalsskrivandet. I ett välutvecklat avtalshanteringssystem, är det bland annat möjligt att lägga in avtalsmallar för de flesta typer av avtal. Dessa mallar gör det möjligt för personalen att själva upprätta korrekt utformade avtal. Ofta kan detta dessutom ske genom att personen som ska upprätta avtalet endast svarar på ett antal frågor i programvaran. Därefter upprättar den automatiskt ett professionellt utformat avtal, som antingen kan skrivas ut för att undertecknas eller undertecknas digitalt direkt i systemet.

Genom att avtalshanteringssystemet gör det möjligt för personalen att själva upprätta de flesta typer av avtal, kommer företagets kostnader för juridiskt biträde att minska avsevärt. Att anlita advokater eller andra externa jurister för att skriva i princip samtliga avtal är en dyr lösning. Det är en betydligt bättre lösning ur företagsekonomisk synvinkel, att företagets personal upprättar de enkla och löpande avtalen som förekommer i verksamheten. I stället kan de advokater och andra jurister som företaget anlitar, koncentrera sig på de svårare och mer ovanliga typerna av avtal.

Användarvänliga system

Moderna avtalshanteringssystem är generellt mycket användarvänliga. De har moderna användargränssnitt och kan som regel integreras med befintliga system, som till exempel Office 365 eller andra administrativa program. Även den som inte är särskilt bevandrad vad avser datorer kan med enkelhet använda sig av ett modernt avtalshanteringssystem.

En annan funktion som är en stor tillgång för många företag är möjligheten att bevaka ingångna avtal. De avtal som företaget har ingått kan registreras i avtalshanteringssystemet som därefter i god tid förvarnar om ett avtal till exempel är på väg att löpa ut och behöver förnyas. Detta medför att företaget får total kontroll på sina avtal, vilket minskar risken för kostnader på grund av till exempel att avtal inte har sagts upp eller förlängts i rätt tid.